Politique de confidentialité et de protection des données personnelles

La présente politique a pour objet d'informer les utilisateurs, de manière claire et transparente, sur les traitements de données personnelles mis en œuvre dans le cadre de l'utilisation du site et de la plateforme Lucideal.

1. Identité du responsable de traitement

Le responsable du traitement est :

Le cas échéant, le délégué à la protection des données (DPO) ou le contact désigné pour les questions relatives aux données personnelles est : dpo@lucideal.fr.

2. Champ d'application

La présente politique s'applique aux traitements de données personnelles mis en œuvre dans le cadre :

• de la navigation sur le site Lucideal ;
• de la création et de la gestion d'un compte utilisateur ;
• de l'utilisation de la plateforme par les parties à un dossier ;
• des échanges liés à l'invitation d'une autre partie à rejoindre un dossier ;
• du dépôt, de la consultation et du traitement des pièces et informations versées dans un dossier ;
• de l'utilisation du chatbot d'onboarding dans le périmètre autorisé ;
• de la gestion de la dealroom, du protocole, de la signature et du paiement ;
• du fonctionnement du back-office fondateurs, de l'audit trail, des exports, de la sécurité et du support.

3. Catégories de personnes concernées

Les traitements peuvent concerner notamment les catégories de personnes suivantes :

• visiteurs du site ;
• utilisateurs créant un compte sur la plateforme ;
• salariés initiateurs ou invités ;
• employeurs initiateurs ou invités ;
• contacts invités, représentants opérationnels et signataires habilités ;
• personnes mentionnées dans les pièces ou documents déposés sur la plateforme ;
• interlocuteurs de Lucideal dans le cadre du support, de la relation commerciale ou de la gestion administrative.

4. Catégories de données traitées

Selon les fonctionnalités effectivement utilisées, Lucideal peut traiter les catégories de données suivantes :

4.1 Données d'identification et de contact

• nom, prénom ;
• adresse électronique ;
• numéro de téléphone ;
• rôle dans le dossier (salarié, employeur, contact invité, représentant opérationnel, signataire habilité, administrateur) ;
• informations d'identification de l'entreprise représentée, le cas échéant.

4.2 Données relatives au compte et à l'accès

• identifiants de compte ;
• historique de création, activation et connexion ;
• statut du compte ;
• informations relatives aux invitations, acceptations, refus et expirations.

4.3 Données relatives au dossier et au parcours utilisateur

• informations déclaratives saisies dans le cadre de l'onboarding ;
• réponses aux questionnaires ;
• validations d'écrans et horodatages associés ;
• références publiques consultées dans le parcours ;
• informations relatives à l'ouverture, à la poursuite, à la suspension ou à la sortie d'un dossier.

4.4 Données documentaires

• documents déposés sur la plateforme ;
• métadonnées associées aux documents ;
• type de document ;
• date et heure de dépôt ;
• identité du déposant ;
• empreinte technique (hash), le cas échéant ;
• données extraites techniquement à partir des documents lorsque cette fonctionnalité est activée.

4.5 Données relatives aux échanges, à la dealroom et au protocole

• positions exprimées par les parties dans la limite des fonctionnalités de la plateforme ;
• consentements, refus, décisions de poursuite ou de sortie ;
• informations relatives à la convergence ou à l'absence de convergence ;
• données utilisées pour l'assemblage mécanique du protocole ;
• informations liées à la signature du protocole.

4.6 Données relatives au paiement

• informations relatives à l'engagement de paiement, au bon de commande, au statut de paiement, à la réception du paiement ou à l'annulation ;
• données strictement nécessaires à la facturation et à la traçabilité comptable.

Important : les données bancaires complètes ou les données de carte bancaire ne sont pas destinées à être conservées par Lucideal au-delà de ce qui est strictement nécessaire à la mise en œuvre du service, sous réserve des choix techniques effectivement retenus pour le POC et la V1. à confirmer

4.7 Données techniques et de traçabilité

• journaux d'événements et traces de navigation interne sur la plateforme ;
• horodatages ;
• données de sécurité ;
• logs d'administration ;
• logs d'exports ;
• informations techniques relatives au terminal, au navigateur ou à la connexion, dans la mesure nécessaire à la sécurité, à la preuve, au bon fonctionnement du service et à la prévention des incidents.

L'usage de certaines données techniques, notamment l'adresse IP, le user-agent ou d'autres éléments de journalisation fine, dépend des arbitrages techniques effectivement retenus et du paramétrage final de la plateforme. à compléter / confirmer

4.8 Données relatives à l'usage de l'IA

Lorsque le chatbot d'onboarding ou des fonctions d'assistance documentaire sont utilisées dans le périmètre autorisé, Lucideal peut traiter :

• les contenus saisis dans les zones prévues à cet effet ;
• les réponses générées par le système ;
• les versions de prompts ou de paramétrages ;
• les validations, refus ou désactivations associés ;
• les journaux techniques nécessaires à l'auditabilité et à l'amélioration sécurisée du service.

5. Finalités et bases légales

Lucideal traite les données personnelles pour les finalités suivantes.

5.1 Accès au site et fonctionnement technique

Finalités : assurer l'affichage du site, la sécurité, la maintenance, la prévention des incidents et la continuité de service.

Base légale : intérêt légitime de Lucideal à assurer le fonctionnement et la sécurité de son site et de sa plateforme.

5.2 Création de compte et authentification

Finalités : créer un compte, permettre l'accès à la plateforme, gérer les habilitations, assurer la sécurité des accès et tracer les événements de compte.

Base légale : exécution de mesures précontractuelles et, selon les cas, exécution du contrat conclu avec l'utilisateur concerné ; intérêt légitime de Lucideal pour la sécurité des accès.

5.3 Gestion des invitations et rattachement des parties à un dossier

Finalités : envoyer une invitation à rejoindre la plateforme ou un dossier, rattacher les parties à un même dossier, suivre l'acceptation, le refus ou l'expiration des invitations, et organiser le parcours bilatéral.

Base légale : exécution de mesures précontractuelles et intérêt légitime de Lucideal à permettre le fonctionnement du service demandé par l'utilisateur initiateur.

5.4 Gestion du dossier, de l'onboarding et de la qualification déclarative

Finalités : recueillir les informations déclaratives nécessaires au parcours, vérifier les conditions d'entrée dans le dispositif, structurer le dossier, enregistrer les validations de parcours, gérer les statuts GREEN et RED selon les règles applicables et assurer la continuité du processus.

Base légale : exécution du contrat ou de mesures précontractuelles ; respect des obligations légales ou réglementaires applicables ; intérêt légitime de Lucideal à documenter et sécuriser le parcours proposé.

5.5 Collecte, conservation et exploitation des pièces et informations documentaires

Finalités : permettre le dépôt des documents, leur consultation, leur rattachement à un dossier, leur traçabilité, leur horodatage, leur contrôle de complétude, l'extraction technique de certaines données brutes et leur validation par l'utilisateur.

Base légale : exécution du contrat ou de mesures précontractuelles ; intérêt légitime de Lucideal à assurer le fonctionnement, la fiabilité et la traçabilité du service ; le cas échéant, respect d'obligations légales ou probatoires.

5.6 Fonctionnement de la dealroom, du protocole, de la signature et du paiement

Finalités : permettre les échanges structurés entre parties, enregistrer les positions et événements de parcours, préparer l'assemblage mécanique du protocole, gérer la signature électronique, déclencher et tracer les événements de paiement et assurer la facturation.

Base légale : exécution du contrat ou de mesures précontractuelles ; respect des obligations légales, comptables et probatoires ; intérêt légitime de Lucideal à assurer l'exécution et la traçabilité du service.

5.7 Usage borné de l'IA dans l'onboarding

Finalités : assister l'utilisateur dans la compréhension du parcours, rappeler les pièces attendues, signaler certaines incohérences matérielles simples, aider à la navigation, extraire techniquement certaines informations brutes de documents et conserver les éléments nécessaires à l'auditabilité du système.

Base légale : exécution du contrat ou de mesures précontractuelles ; intérêt légitime de Lucideal à proposer une assistance fonctionnelle encadrée et sécurisée.

5.8 Audit trail, sécurité, preuve et gestion des incidents

Finalités : constituer un journal probatoire, sécuriser les opérations, détecter et traiter les incidents, documenter les actions des utilisateurs et des administrateurs, produire des exports et préserver les éléments utiles à la preuve et à l'audit.

Base légale : intérêt légitime de Lucideal à assurer la sécurité, la traçabilité et la défense de ses droits ; le cas échéant, respect d'obligations légales ou réglementaires.

5.9 Back-office, support, amélioration et gestion interne

Finalités : administrer les dossiers, répondre aux demandes de support, corriger les anomalies, assurer la recette, la maintenance et l'amélioration du service, produire des indicateurs d'observation non rétroactifs et gérer les obligations internes de conformité.

Base légale : exécution du contrat ; intérêt légitime de Lucideal à administrer et améliorer son service ; respect d'obligations légales.

6. Caractère obligatoire ou facultatif des données

Les données identifiées comme nécessaires à l'ouverture d'un compte, à la création d'un dossier, à l'invitation d'une autre partie, à la qualification du dossier, au dépôt des pièces minimales, à la signature et au paiement conditionnent l'accès aux fonctionnalités concernées.

En l'absence de fourniture des données requises, Lucideal peut ne pas être en mesure de créer le compte, d'ouvrir la dealroom, de poursuivre le parcours, de générer le protocole ou de finaliser le service.

7. Destinataires des données

Les données personnelles peuvent être accessibles, dans la limite de leurs attributions respectives, aux catégories de destinataires suivantes :

• les équipes internes habilitées de Lucideal ;
• les fondateurs ou administrateurs habilités intervenant via le back-office ;
• les parties à un même dossier, selon les règles de visibilité propres au service ;
• les prestataires techniques, d'hébergement, de maintenance, de sécurité, d'email transactionnel, de signature électronique, de paiement, d'analyse technique ou d'assistance documentaire ;
• les conseils, auditeurs ou prestataires soumis à une obligation de confidentialité ;
• les autorités administratives, judiciaires ou organismes légalement habilités, lorsque la loi l'exige ou qu'une demande valable est formulée.

Le développement technique du POC est assuré par RISE AND SHINE AGENCY, susceptible d'intervenir, selon son périmètre de mission effectif, en qualité de prestataire technique et, le cas échéant, de sous-traitant au sens de la réglementation applicable en matière de données personnelles.

Sous-traitants et partenaires à compléter

Les sous-traitants et partenaires effectivement utilisés en production seront précisés et mis à jour dans la présente politique, notamment pour les briques suivantes :

• hébergement : à compléter ;
• envoi d'emails transactionnels : à compléter ;
• signature électronique : à compléter ;
• paiement : à compléter ;
• fournisseur de solution IA ou LLM : à compléter ;
• solution OCR ou extraction documentaire : à compléter ;
• support et maintenance : à compléter.

8. Transferts de données hors de l'Union européenne

À la date de la présente version, l'architecture cible prévoit un hébergement en Union européenne.

En cas de recours à des prestataires situés en dehors de l'Union européenne ou entraînant un transfert de données vers un pays tiers, Lucideal s'engage à encadrer ces transferts conformément à la réglementation applicable, notamment au moyen d'une décision d'adéquation, de clauses contractuelles types ou de toute autre garantie appropriée.

Les transferts effectivement mis en œuvre, les pays concernés et les garanties associées seront précisés dans une version mise à jour de la présente politique. à compléter le cas échéant

9. Durées de conservation

Les données personnelles sont conservées pendant une durée n'excédant pas celle nécessaire aux finalités pour lesquelles elles sont traitées, sous réserve des obligations légales, réglementaires, comptables, probatoires ou contentieuses applicables.

À ce stade, les durées suivantes sont proposées et devront être confirmées lors de la mise en production :

Lorsque cela est possible et pertinent, les données peuvent ensuite être archivées de manière intermédiaire pour la durée nécessaire à la constatation, à l'exercice ou à la défense de droits en justice, ou anonymisées à des fins statistiques.

10. Sécurité

Lucideal met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées afin de préserver la sécurité, l'intégrité, la disponibilité et la confidentialité des données personnelles.

Ces mesures peuvent notamment comprendre :

• la gestion des habilitations et des rôles ;
• la séparation des dossiers ;
• la journalisation des événements ;
• la traçabilité des actions sensibles ;
• l'horodatage de certains événements et documents ;
• des mécanismes de sauvegarde ;
• des procédures de support, de maintenance et de correction des anomalies ;
• des engagements contractuels de confidentialité avec les prestataires habilités.

Toutefois, aucun système n'offrant une sécurité absolue, il appartient également aux utilisateurs de préserver la confidentialité de leurs identifiants et de signaler sans délai toute utilisation non autorisée de leur compte ou toute anomalie de sécurité.

11. Données sensibles et vigilance particulière

Compte tenu de l'objet de la plateforme, certaines données traitées dans les dossiers peuvent présenter un caractère particulièrement sensible au regard de la vie privée, de la situation professionnelle, de la rémunération, de l'état de santé, d'allégations de harcèlement, de discrimination ou d'autres situations exposées.

Les utilisateurs sont invités à ne transmettre que les informations strictement nécessaires et à éviter toute communication inutilement excessive.

Lorsque le traitement porte sur des données relevant d'un régime particulier de protection, Lucideal s'efforce d'appliquer un niveau de précaution renforcé adapté à la nature du dossier, au cadre juridique applicable et aux arbitrages fonctionnels retenus.

12. Exercice des droits

Conformément à la réglementation applicable, les personnes concernées disposent, selon les cas, des droits suivants :

• droit d'accès ;
• droit de rectification ;
• droit à l'effacement ;
• droit à la limitation du traitement ;
• droit d'opposition ;
• droit à la portabilité lorsque celui-ci est applicable ;
• droit de définir des directives relatives au sort de leurs données après leur décès ;
• droit d'introduire une réclamation auprès de la CNIL.

Ces droits peuvent être exercés à l'adresse suivante : dpo@lucideal.fr.

Afin de protéger la confidentialité et la sécurité des données, une preuve d'identité pourra être demandée lorsque cela est nécessaire.

Certaines demandes peuvent être limitées ou différées lorsque le traitement est nécessaire au respect d'une obligation légale, à la constatation, à l'exercice ou à la défense de droits en justice, ou à la protection des droits d'autres personnes.

13. Cookies et traceurs

Le site et la plateforme peuvent utiliser des cookies ou autres traceurs nécessaires au fonctionnement technique, à la sécurité, à la gestion de session, à la mesure d'audience ou à l'amélioration du service.

Une politique ou un bandeau spécifique relatif aux cookies et traceurs sera mis en place si nécessaire, en fonction des outils effectivement déployés. à compléter Voir la charte de gestion des cookies et autres traceurs.

14. Modifications de la politique

Lucideal peut modifier la présente politique à tout moment afin de tenir compte d'évolutions légales, réglementaires, jurisprudentielles, techniques ou fonctionnelles.

La version en vigueur est celle publiée sur le site à la date de consultation. En cas de modification substantielle, Lucideal pourra en informer les utilisateurs par tout moyen approprié.

15. Contact

Pour toute question relative à la présente politique ou au traitement des données personnelles par Lucideal, il convient de contacter :